L’année 2018, on a connu la mise aux normes de l’utilisation des caisses enregistreuses. En effet, à compter de janvier 2018, tous les commerçants qui sont assujettis à la TVA et qui font usage de caisses enregistreuses seront désormais tenues de mettre ces derniers aux normes. Cela ne rend pas obligatoire l’utilisation de ces caisses enregistreuses mais concerne seulement les commerçants qui ont font usage. De telles mesures ont été prises afin de limiter les fraudes liées à l’utilisation de mauvais logiciels. Cette mesure invite les commerçants à faire usage d’un logiciel de gestion de caisse sécurisé et certifié conforme à la réglementation en vigueur.
Notons que cette réglementation n’implique pas que l’utilisation de caisse enregistreuse devienne obligatoire pour les commerçants, mais s’applique seulement à ceux qui en utilisent déjà. Il n’en est pas moins que chacun est sujet à diverses obligations fiscales, comme le justificatif des recettes ; mais la législation n’oblige en aucun cas l’acquisition des enregistreuses de caisses. Néanmoins, force est de constater que dans la pratique l’utilisation d’une caisse enregistreuse facilite les opérations d’encaissements et de tenue de la comptabilité. Il implique d’investir un budget pas négligeable pour l’achat (pouvant être pallié en faisant une location ou en faisant un achat d’équipement d’occasion), et pour la mise en conformité (installation de logiciels certifiés NF 525).
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de caisse conforme
Les conditions pour qualifier un logiciel de conforme sont entre autres le respect de l’inaltérabilité de celui-ci (capable de traiter et d’enregistrer les données liées aux paiements sans que ces données ne soient altérées), la sécurisation (intégrité des données d’origine, de toutes les modifications effectuées et de toutes les pièces justificatives), la conservation (enregistrement et clôture des données sur une période bien délimitée) et l’archivage des donnés (les données doivent être figées et datées avec utilisation d’un dispositif technique afin de garantir leurs intégrités).
Pouvoir archivé les données est essentiel pour effectuer les contrôles fiscaux ultérieurement, et l’absence de ce dernier remettra en cause la comptabilité de l’équipement en cas d’audit fiscal. La nouvelle réglementation a été établi en vue justement d’empêcher que des opérations de caisses soient dissimulées après avoir été enregistré, une règlementation pour toujours plus de transparence dans la tenue des comptes. Le but d’utiliser un tel logiciel est d’assurer une traçabilité sur toutes les opérations y compris les modifications ultérieures.
Qui peut homologuer les systèmes de caisses de commerces ?
Pour homologuer les systèmes de caisses, il y a deux façons :
- faire appel aux services d’un organisme accrédité
Ou
- Demander une attestation individuelle auprès d’un éditeur de logiciels (ce dernier devant être conforme à un modèle qui a déjà été délivré par l’État). L’éditeur sera en pratique les personnes qui ont en possession les codes sources du logiciel, les licences et leurs clés, et ainsi maîtrisent les modifications des paramètres du logiciel.
Notons que l’attestation ne peut pas être délivrée ni par un distributeur, ni par un commercial. Seul l’éditeur ou le constructeur du système d’encaissement peut le délivrer. Une attestation qui aura été émis par un distributeur ou un commercial peut vous mettre encore plus dans une situation de fraude pour détention d’une attestation frauduleuse ou irrégulière, et dans ce cas vous encourez une amende encore plus chère (45000 euros environ) et même une peine de prison. Faire attention à ce genre de certificat qu’un distributeur ou commerçant pourrait vous proposer.
Il est possible de se procurer un système de caisse sur internet, mais à condition qu’il remplisse les conditions de la nouvelle norme. Si oui, même si le système est hébergé à l’étranger cela ne devra pas poser problème, tant qu’il réponde aux normes de certifications et que vous pouvez donner à la demande les données fiscales. De même si la société propose un moyen d’accéder à tout moment à vos données archivées et leur source pour pouvoir justifier vos recettes dans leur intégralité.
La forme du document d’homologation des caisses enregistreuses
Il s’agit d’un document individualisé, propre à un établissement ou entreprise. L’éditeur du logiciel de caisse le délivre en effet à titre nominatif et sur le certificat doivent figurer notamment :
- Nom et référence du logiciel
- La date de son acquisition
- Et la mention selon laquelle le logiciel est bien en accord avec les conditions de conformités incluant la sécurisation des données, leur inaltérabilité, leur sécurisation, conservation et archivage
Ce qui se passe en cas de non-conformité ?
La non-conformité à cette nouvelle norme sera passible d’une amende de 7500 euros, avec un délai de 60 jours qui sera accordé au commerçant pour se mettre aux normes. Au-delà de ce délai, si les normes de conformité ne sont toujours pas respectées alors la sanction sera renouvelée et une nouvelle amende de 7500 euros sera due. Sans réaction de la part de l’entité sanctionnée, des pénalités plus lourdes allant même jusqu’à une procédure pour suspicion de fraude seront encourues. Par ailleurs, les probabilités de se faire contrôlé plus souvent augmentent avec ce genre de comportement, et les contrôleurs fiscaux, à raison ou à tort, garderont bien évidemment un œil sur l’établissement afin de traquer les éventuelles fraudes.
Il reste à noter, néanmoins, que l’année 2018 les entreprises seront accompagnées pour la mise en place de dispositif homologué, et les initiatives pour une démarche pour la conformité seront considérés et prise en compte en cas de contrôle. L’amende s’appliquera aux entreprises qui refusent sciemment de faire ces démarches de mise en conformité.
Des entreprises concernées et d’autres non par cette nouvelle loi de la finance ?
La nouvelle mise en norme des systèmes de caisse concerne tous les professionnels et commerçants qui sont assujettis à la TVA et qui enregistrent les paiements de leurs clients via un logiciel de gestion des caisses et de comptabilité. C’est une façon de prévenir les fraudes surtout pour les établissements où il y a une possibilité de dissimuler des espèces (notamment les entreprises qui sont dispensées d’émission de factures).
Cependant, il existe d’autres catégories de professionnels qui seront exemptés, comme ceux qui effectuent des opérations et des transactions commerciales seulement entre professionnels. De même quand les opérations restent exclusivement des opérations qui sont exonérées de la TVA. Les entreprises qui bénéficient de la franchise en base de TVA sont aussi exemptées, ainsi que ceux qui bénéficient d’un remboursement forfaitaire de TVA agricole.
Dans tous les cas, tous les commerçants sont dans l’obligation de tenir un cahier de caisse, sans blanc ni rature.
Les différents dispositifs à mettre aux normes de conformité ?
Tous les équipements munis d’un ou plusieurs logiciels et qui permettent l’enregistrement des opérations d’encaissement, selon l’administration fiscale, sont touchés par la mise en conformité. Qu’il s’agisse d’une caisse enregistreuse reliée ou non à un logiciel comptable, des caisses connectées, d’un dispositif d’encaissement installé sur un ordinateur, ou d’un réseau de gestion comptable. Pour le cas des caisses interconnectées, les équipements devront être certifiés séparément.
Pareillement, ce dispositif sera également applicable aux équipements tels que les outils de mesure réglementés ou les distributeurs automatiques qui ont une fonction de caisse intégrée ; dans ce cas-là la certification sera uniquement utile pour la fonction caisse)
La nouvelle mise aux normes ne concerne également pas les organismes dont l’intégralité des paiements passe par l’intermédiaire directe d’un établissement de crédit. En ce qui concerne les logiciels multifonctions alliant la comptabilité, la gestion et la caisse, il ne sera pas utile de certifier toutes les fonctions mais seulement la fonction encaissement.
En pratique, il sera exigé des professionnels la possession d’un document physique ou dématérialisé attestant la certification de ses outils de caisses, délivré par un organisme accrédité. Le cas échéant, une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel est aussi acceptable, si cette dernière a été établit selon le modèle émis par l’administration fiscale. En cas de doute, les professionnels concernés devront se procurer cette homologation, ou même acheter de nouveaux équipements de caisse enregistreuse homologuée selon les normes.
Comment vérifier la conformité du logiciel qui est installé sur notre enregistreuse de caisse ?
Pour les professionnels qui font déjà usage d’un logiciel de caisse, nul besoin de changer le logiciel si celui-ci est déjà conforme, mais comment le savoir ?
On peut estimer un logiciel de caisse de conforme lorsque ce dernier permet entre autres : de réaliser un abandon de saisie de vente, de faire une suppression de ligne alors que vous êtes en cours de saisie, d’avoir accès aux données qui ont été saisies à des dates antérieures et pouvoir faire des modifications dessus, ou faire une annulation ou modification d’un ticket encaissé ; et qu’ après de telle opération il vous et possible de retrouver les traces de toutes les modifications effectuées, et que vous pouvez avoir accès à la nature et aux détails de chaque manipulation, alors il est fort probable que votre logiciel soit déjà conforme. Une mise à jour peut au besoin être apporté mais inutile d’en installer un autre. Il suffira de demander le certificat d’homologation à votre fournisseur pour posséder le document en cas de contrôle fiscal ; car c’est à l’éditeur du logiciel en principe de faire certifier son système.
Déroulement d’un contrôle fiscal et mesures depuis cette loi
Une partie de la recette non déclarée équivaut à une valeur de TVA (taxe sur la Valeur Ajoutée) qui ne sera pas récupérée par l’état, et cela représente un manque à gagner qui s’élève à 3 milliards d’euros de perte d’impôt chaque année. On pourra donc compter sur l’indulgence des contrôleurs fiscaux dans la vérification du respect de cette nouvelle loi.
En résumé, le contrôleur analysera vos activités et la comptabilité correspondant via plusieurs méthodes ; le but étant évidemment de détecter les signes de fraudes, et depuis cette loi soyez sur que les investigations passeront par votre logiciel de caisse enregistreuse. Ils voudront importer les données concernant les détails de vos transactions et d’en faire une analyse via leurs supports de technique de vérification. D’où la nécessiter d’utiliser un logiciel grâce auquel les données seront inaltérés, sécurisés, enregistré et archivé de façon à y accéder plus tard. D’ailleurs l’état a déployé les grands moyens pour veiller au respect de cette loi telle que :
- une augmentation de l’effectif des contrôleurs et enquêteurs judiciaires
- un budget imparti pour la rémunération des informateurs
- l’allongement du délai de prescription de 3 à 6 ans en cas de fraude fiscale
- possibilité de garde à vue et de confiscation allant même jusqu’à l’entier patrimoine personnel
Avec cette nouvelle loi en application depuis le 1er janvier 2018, l’État espère avoir plus de contrôles sur les fraudes et les détournements de TVA qui jusque-là touchait 10% du montant perçu par l’État. L’impact direct pour le commerçant serait moins palpable, si ce n’est une transparence totale par rapport à ses données de caisses, et le plus important être en conformité avec la loi et éviter d’encourir une somme pas négligeable d’amende et d’autres mesures dissuasives.
Un logiciel certifié, avec sa licence peut avoir un coût avoisinant les 700 euros par an, un investissement qui sera utile pour faire fonctionner son commerce de façon conforme vis-à-vis de la loi fiscale et de donner une meilleure image de son activité par rapport à l’administration fiscale.
Clairement il serait difficile de se passer d’une caisse enregistreuse.